Veiligheidsbeleid Optimaal Talent bij online coaching en training

Veiligheidsbeleid Optimaal Talent bij online coaching en training
Nieuws

donderdag 9 april 2020 - Marjan van der Tholen

Optimaal Talent is wendbaar en flexibel wat betreft het gebruik van de verschillende videobelapplicaties zoals Zoom, Microsoft Teams, Facetime, Whatsapp en Skype. Uiteraard stemmen we vooraf met onze klanten welke tool de voorkeur geniet. 

Er is wat ophef in de media over de veiligheid en privacy tijdens het gebruik van Zoom.
Gebleken is dat Zoom luistert naar de kritieken en aanpassingen maakt in de settings van de app en haar privacy statement heeft aangepast. Zoom zet volledig in op security.

Veel privacy risico’s zijn echter afhankelijk van hoe je zelf met de Zoomapp (en andere videobelapplicaties) omgaat.

Wat heeft Optimaal Talent gedaan om de Zoom-meeting zo veilig en privacyvriendelijk te maken?

  • Gebruikt de betaalde Pro-versie, deze is extra beveiligd
  • Gebruik van een password
  • Bij grote groepen zoals een Webinar de instelling gebruiken waarbij alleen geregistreerde mensen kunnen deelnemen. 
  • Als iemand de meeting verlaat, wordt hij/zij niet meer toegelaten
  • Scherm delen alleen door de host (=Optimaal Talent)
  • Een deelnemer kan alleen zijn/haar scherm delen na toestemming van de host
  • Als iedereen er is locken we de meeting, zo kan er niemand meer bij
  • Gebruik van de waiting room, de meeting start pas als de host er is
  • De versleutelingsoptie gebruiken voor het opslaan van de data
  • “Prevent participants from saving chat” instellen. Zo kunnen de deelnemers de chatgesprekken niet downloaden

Wat kun je ZELF doen om veilig en privacyvriendelijk gebruik te maken van Zoom:

  • Wat ga je bespreken? Gaat het om bedrijfsgevoelige gegevens dan kan je dit beter via de telefoon doen
  • Zorg dat je na de zoommeeting de webcam afplakt
  • Zet notificaties van andere apps uit. Meldingen van bijvoorbeeld Whatsapp-berichten kunnen in sommige gevallen zelfs gelden als datalek als je je scherm hebt gedeeld
  • Kijk goed of je de app zo privacyvriendelijk hebt ingesteld. Klik hiervoor op het instellingentandwiel rechts bovenin de app
  • Als je een vergadering verlaat, zou het voor kunnen komen dat je scherm, webcam en audio gedeeld blijven worden met de deelnemers. Zet de functionaliteit “Stop my video and audio when my display is off or screen savers begin” aan. Klik hiervoor op het instellingentandwiel rechts bovenin de app en klik de functionaliteit aan. De Zoomsessie wordt nu gestopt als je je laptop dichtdoet of in de slaapstand gaat

N.B. Zoom is ook te downloaden op je smartphone. Zo kun je een online sessie ook volgen buiten het systeem van je organisatie.

Het is goed om te weten dat Zoom:

  • Geen data verkoopt van hun gebruikers. Wel delen ze gegevens met Google Analytics en Google Ads, maar alleen als je hun website bezoekt en toestemming geeft voor de advertentiecookies
  • Gestopt is met het delen van data met Facebook
  • Privacy Shield- en SOC2 type II-gecertificeerd is. Dit geldt als een goede privacy standaard voor een Amerikaanse dienstverlener

Met hartelijke veiligheidsgroet,

Het Optimaal Talent Team

terug naar het overzicht

terug naar het overzicht

Zij zijn er beter van geworden